Quy định tổ chức lễ khai trương cho các hạng mục

 Các kiến thức đã tiếp thu cùng kinh nghiệm thực tiễn chính là tiền đề cho ra đời quy định tổ chức lễ khai trương. Có thể nói, các quy định giống như kim chỉ nam, đảm bảo tiến độ và chất lượng cho từng hạng mục sự kiện. Để có cái nhìn tổng quan hơn về vấn đề này, Công ty Tổ chức Sự kiện Palamun Event xin mời bạn tham khảo bài viết dưới đây!

Quy định tổ chức lễ khai trương là gì?

Nếu khách mời luôn tồn tại nỗi băn khoăn đi dự lễ khai trương nên tặng gì thì bản thân đơn vị tổ chức buổi lễ cũng phải loay hoay với kế hoạch và hàng tá checklist các đầu mục công việc cần thực hiện. Cụ thể, sẽ có một hệ quy chiếu riêng, gọi là quy định tổ chức lễ khai trương, áp dụng lên từng hạng mục thông qua cách triển khai, phân bổ ngân sách và các phương tiện, công cụ.

Các hạng mục cơ bản trong sự kiện khai trương bao gồm:

• Hạng mục nhân lực;
• Hạng mục trang thiết bị sự kiện;
• Hạng mục nghi thức;
• Hạng mục kịch bản;…

Có thể nói, tiến độ và chất lượng là 2 tiêu chuẩn quan trọng góp phần đánh giá hiệu quả sự kiện. Bởi theo đó, việc tổ chức lễ khai trương mang ý nghĩa quan trọng cả về vật chất lẫn tinh thần. Đây chính là cơ hội quý giá để doanh nghiệp giới thiệu thương hiệu, sản phẩm, dịch vụ ra đại chúng. Đồng thời tạo dựng niềm tin và xây dựng tên tuổi vững mạnh. Các quy định sẽ giúp bạn hiểu rõ đối tượng đang hướng đến. Từ đó giúp khai thác chân dung khách hàng một cách rõ ràng nhất trên từng phạm vi ngành nghề. Đặc biệt, các quy định còn là tiền đề để đưa ra nhiều ý tưởng đột phá, gây ấn tượng mạnh với khách tham dự.

Bên cạnh đó, yếu tố phong thủy trong sự kiện luôn được đặt lên trên hết. Phong thủy hiện diện trong cách lựa chọn ngày giờ, chọn người chủ trì nghi thức, cách bày biện mâm cúng,… theo tín ngưỡng thờ cúng của văn hóa dân gian.

Các hạng mục tổ chức lễ khai trương quy định như thế nào?

Quy định tổ chức lễ khai trương trước mắt cần xác định quy mô sự kiện. Quy mô lớn hay nhỏ đều có ảnh hưởng rất lớn đến việc sắp xếp các hạng mục có trong buổi lễ.

Quy định trong lễ khai trương có ảnh hưởng đến cách triển khai sự kiện và hiệu ứng mang lại (Ảnh: Palamun Event)

>>> Xem thêm: 4 ý tưởng khuyến mãi nhân dịp lễ khai trương cửa hàng thu hút số đông

Xét đến chi tiết các hạng mục cần chuẩn bị cho sự kiện rất rộng, trong nội dung dưới đây, Palamun Event có những phác thảo tổng quan, phân chia theo giai đoạn thực hiện – trước, trong và sau sự kiện, kèm theo những đánh giá sơ bộ.

Quy định tổ chức lễ khai trương trước khi sự kiện diễn ra

Thông thường, để chuẩn bị cho sự kiện, buộc bạn phải lên kế hoạch từ rất sớm. Sớm nhất là 3 tháng và muộn nhất là 1 tháng, tùy quy mô buổi lễ. Cụ thể, trong giai đoạn trước khi sự kiện diễn ra sẽ có một số vấn đề cần lưu ý:

• Lựa chọn thời điểm thích hợp để tổ chức: cân nhắc về thời gian là 1 trong 3 trụ cột của quy định tổ chức lễ khai trương – Thiên thời, Địa lợi, Nhân hòa. Để chọn được mốc thời gian ưng ý, bạn cần xem xét đến tuổi tác gia chủ, mục đích tổ chức buổi lễ này, hình thức và quy mô ra sao, danh sách khách mời, bối cảnh thị trường tại thời điểm đó phù hợp với chiến lược phát triển doanh nghiệp hay không.
• Chuẩn bị nghi thức khai trương: cách tổ chức lễ khai trương công ty hay bất cứ loại hình kinh doanh nào khác đều không thể bỏ qua phần này. Nghi thức khai trương là tổng hòa của một mâm cúng trọn vẹn, bài văn khấn chỉn chu và lòng thành của gia chủ nhằm thông báo đến thần linh về một cơ ngơi sắp hiện diện trên mảnh đất này.
• Các thể loại kịch bản cần theo sát: bao gồm kịch bản đường dây (là dạng kịch bản tổng quát và chỉ yêu cầu liệt kê đầy đủ các hạng mục), kịch bản lời dẫn MC và kịch bản kỹ thuật (dành cho bộ phận điều phối âm thanh, ánh sáng tại sự kiện).

Buổi lễ có ý nghĩa quan trọng đối với định hướng chiến lược phát triển doanh nghiệp (Ảnh: Palamun Event)

Trong khi lễ khai trương diễn ra

Sự kiện diễn ra không phải là lúc bạn thở phào nhẹ nhõm khi từng ấy thời gian chuẩn bị đã khép lại, mà đây chính là giai đoạn bạn không được phép lơ là, đảm bảo công việc được triển khai bám sát kế hoạch đã đề ra. Quy định tổ chức lễ khai trương cho giai đoạn này sẽ có các hạng mục chủ chốt như sau:

• Đón khách: bao gồm đội ngũ PB, PG đón khách ở quầy tiếp tân, nhận hoa quà khách biếu tặng và hướng dẫn khách mời vào trung tâm sự kiện. Trước cổng bố trí đội múa lân và đội hậu cần điểm lại danh sách khách mời.
• Văn nghệ: bao gồm múa lân sư rồng, trình diễn ca múa nhạc khuấy động không khí ngay sau khi MC ổn định khách mời.
• Khai mạc: giới thiệu đại biểu, khách quý; trình chiếu video về công ty, cùng sản phẩm, dịch vụ đến với đối tác; đại diện lãnh đạo phát biểu; phát biểu của khách tham dự.
• Cắt băng khai trương: lãnh đạo doanh nghiệp cùng các bên liên quan lên sân khấu cắt băng, tạo hiệu ứng bằng pháo hoa, khui champagne và cắt bánh, MC giới thiệu thêm về công ty và sản phẩm/dịch vụ trong khi mọi người tham quan và trải nghiệm dùng thử sản phẩm. Tùy tính chất hoạt động tại một số nơi sẽ có thêm tiệc nhẹ cho khách mời.
• Bế mạc: chụp hình giao lưu, trao quà tặng và tiễn khách.

Phát biểu khai trương một spa tại TP.HCM (Ảnh: Internet)

>>> Xem thêm: Cách bày trí mâm lễ cúng khai trương quán ăn theo phong tục 3 miền

Sau khi kết thúc lễ khai trương

Sau khi kết thúc sự kiện, tất yếu phải có biện pháp gợi nhắc, giúp khắc sâu ấn tượng về thương hiệu trong trí nhớ của khách hàng. Kể cả đối với cách tổ chức lễ khai trương cửa hàng nhỏ lẻ. Đã có nhiều biện pháp được đánh giá cao về hiệu quả lâu dài. Có thể kể đến các kênh mạng xã hội, báo chí hoặc KOLs.

Một lễ khai trương có sự góp mặt của KOL (Ảnh: Internet)

Các quy định tổ chức lễ khai trương không chỉ giúp bạn hoàn thành công việc đúng tiến độ, đúng chất lượng mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp, khẳng định uy tín của thương hiệu. Hãy để Công ty Tổ chức Sự kiện Palamun Event đồng hành cùng bạn qua mỗi sự kiện. Với kinh nghiệm hơn 12 năm thực hiện cho nhiều đơn vị lớn nhỏ, cùng đội ngũ nhân sự tuyệt vời, chúng tôi tự tin mang đến cho bạn một sự kiện đáng nhớ, thành công mỹ mãn.